Ficha clínica fuera de horario: qué mide un estudio

RESUMEN

Un estudio publicado en Frontiers in Veterinary Science midió, por primera vez con datos objetivos de acceso al sistema, cuánto tiempo dedican los residentes veterinarios a la ficha clínica electrónica fuera de su horario de trabajo. El equipo de la Universidad Estatal de Carolina del Norte analizó los registros de inicio y cierre de sesión de 39 residentes de siete especialidades durante un año completo, y encontró que buena parte de ese trabajo administrativo se traslada a las noches de semana y a los fines de semana.

El hallazgo central es simple de enunciar y difícil de ignorar: entre quienes usaban el sistema fuera de horario, la mediana fue de 13,57 horas al mes en horario nocturno de días de semana y 23,38 horas al mes en fines de semana. La especialidad del residente resultó ser el factor que más explicó estas diferencias, muy por encima del año de formación.

¿QUÉ ESTÁ PASANDO?

La ficha clínica electrónica reemplazó al papel en la mayoría de los hospitales veterinarios universitarios y, como ya se había documentado en medicina humana, trajo consigo una ventaja y un riesgo al mismo tiempo: se puede documentar desde cualquier lugar, lo que también significa que se puede documentar a cualquier hora. Los autores tomaron dos métricas ya usadas en estudios con médicos humanos, el llamado "pajama time" (trabajo nocturno en días de semana) y el uso en fines de semana, y las aplicaron por primera vez a una población veterinaria, extrayendo metadatos de inicio de sesión del sistema EzyVet durante doce meses.

Los resultados muestran que no todas las especialidades cargan igual. Radiología tuvo sistemáticamente el uso más bajo fuera de horario, mientras que cirugía, cardiología, neurología y medicina interna de pequeños animales acumularon bastante más tiempo fuera de su turno. También apareció un dato de formación: los residentes de primer año tuvieron 4,57 veces más probabilidad de entrar al sistema en horario nocturno que los de tercer año, aunque cuando lo hacían, la duración de esas sesiones no era distinta.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE PARA UNA CLÍNICA VETERINARIA?

El estudio se hizo en un hospital universitario con residentes, un contexto distinto al de una clínica privada de una a diez personas. Pero el mecanismo que describe es el mismo en cualquier consulta: la ficha clínica se puede completar en cualquier momento, y sin visibilidad sobre cuándo se está completando, ese tiempo se vuelve invisible para quien administra el negocio. Un veterinario que revisa historiales el domingo en la noche no aparece en ninguna planilla de horas, pero ese tiempo existe, cuesta y desgasta.

Para una clínica pequeña esto tiene dos lecturas. La primera es de gestión de personas: la carga de documentación fuera de horario es uno de los factores asociados a agotamiento en medicina humana, y no hay razón para pensar que en medicina veterinaria funcione distinto. La segunda es operativa: si un profesional necesita horas fuera de turno para ponerse al día con las fichas, probablemente el flujo de trabajo dentro del horario de atención tiene un cuello de botella que vale la pena revisar.

¿QUÉ PUEDE APRENDER UNA CLÍNICA?

• El tiempo que un profesional pasa completando fichas fuera de su horario es un dato medible, no una percepción; si el sistema que usa la clínica registra accesos, ese dato ya existe y se puede mirar.
• No todas las áreas clínicas generan la misma carga de documentación: los servicios con casos más complejos o con más interconsultas suelen acumular más trabajo fuera de horario, así que conviene revisar la carga por profesional y no solo el promedio de la clínica.
• El personal más nuevo tiende a quedarse más tiempo poniéndose al día con las fichas que el personal con más experiencia, aunque una vez que se sientan a trabajar, ambos grupos tardan lo mismo; ahí hay una oportunidad de mentoría o de plantillas que agilicen la documentación inicial.
• Medir antes de intervenir: el valor del estudio está en establecer una línea base objetiva. Una clínica que quiere reducir el trabajo fuera de horario debería primero cuantificarlo, no asumirlo.
• Una ficha clínica lenta o que exige mucho tipeo repetitivo empuja el trabajo hacia la noche o el fin de semana; simplificar plantillas y campos frecuentes reduce esa presión sin necesidad de contratar más personal.

RELACIÓN CON WIREVET

Esta tendencia se relaciona directamente con la necesidad de contar con una ficha clínica electrónica pensada para completarse durante la consulta y no después de ella. Una ficha clínica con anamnesis, evolución, vacunas y adjuntos organizados en un solo flujo reduce el tiempo que un veterinario necesita para dejar todo al día, y eso baja directamente el tipo de trabajo fuera de horario que este estudio midió.

En el contexto de WIREVET, esto también puede relacionarse con el módulo de Reportes, que permite mirar indicadores de rendimiento por médico: si una clínica quiere saber si algún profesional está sistemáticamente atrasado con sus fichas, los reportes de actividad son un punto de partida razonable antes de tomar decisiones sobre carga de trabajo o dotación.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Esta semana, un administrador de clínica puede revisar con el equipo, aunque sea de forma informal, si alguien está completando fichas fuera del horario de atención de manera habitual. No se necesita un sistema sofisticado para empezar: preguntar directamente, o revisar a qué hora quedan guardadas las últimas fichas del día, ya da una primera aproximación. Si aparece un patrón, vale la pena mirar si el cuello de botella está en la cantidad de pacientes por bloque de agenda, en plantillas de ficha demasiado largas, o en falta de tiempo administrativo asignado dentro del turno. Ajustar cualquiera de esos tres puntos suele tener más impacto que pedirle al equipo que simplemente sea más rápido.

FUENTE ORIGINAL

El estudio completo, con la metodología y los modelos estadísticos usados para analizar los datos de acceso, está disponible en Frontiers in Veterinary Science.

CONCLUSIÓN

El aporte de este estudio no es señalar que los residentes trabajan de más, algo que cualquiera en el sector ya sospechaba, sino demostrar que ese trabajo se puede medir con datos que el propio sistema ya genera. Esa misma lógica es aplicable a cualquier clínica, grande o pequeña: antes de asumir que la carga de documentación es un problema de personas, vale la pena revisar si es un problema de herramienta.

En WIREVET es importante que conozcas estas noticias para ayudarte a entender tu negocio, anticiparte a los cambios tecnológicos y tomar mejores decisiones para la gestión de tu clínica veterinaria.